Quanto tempo leva para entregar as fotos de um evento corporativo?

O evento termina, as pessoas vão embora e, no dia seguinte, alguém do marketing pergunta: "e as fotos?". É uma das perguntas que mais ouço de quem contrata cobertura de evento corporativo em Brasília. E a resposta honesta é: depende do que a sua empresa vai fazer com essas fotos.

Neste artigo explico quanto tempo leva cada tipo de entrega, por que algumas fotos podem sair ainda durante o evento e outras levam dias, e como combinar isso antes, para ninguém ser pego de surpresa.

Quanto tempo leva para receber cada tipo de entrega

Não existe um prazo único, porque uma cobertura não gera uma entrega só. Ela gera várias, cada uma com um objetivo e um ritmo próprio:

• Seleção rápida: para redes sociais, imprensa e comunicado interno. É a entrega mais rápida: sai no mesmo dia, durante ou logo após o evento, quando isso é combinado antes.
• Galeria completa editada: para o arquivo da empresa, o site, relatórios e patrocinadores. Leva alguns dias, porque passa por seleção e edição cuidadosas.
• Reels e vídeos curtos: para Instagram, LinkedIn e divulgação da próxima edição. Saem antes do aftermovie e podem ser tratados como prioridade.
• Aftermovie: para a memória do evento, vendas e a próxima edição. É a entrega mais longa, porque envolve roteiro, trilha, edição e ajustes com o cliente.

O tamanho do evento muda esses prazos. Um café da manhã de duas horas não tem o mesmo volume de um congresso de três dias com várias salas.

O que pode sair no mesmo dia

Se a sua empresa quer postar enquanto o evento ainda está acontecendo, isso é possível. Mas precisa ser combinado antes, porque muda a forma de trabalhar.

Na entrega no mesmo dia, o fotógrafo separa um pequeno conjunto de imagens fortes: a abertura, o palestrante principal, o público cheio, um momento de networking. Essas fotos recebem uma edição rápida e seguem para a equipe de comunicação por um link.

Algumas coisas ajudam muito:

• Ter alguém da empresa responsável por receber e postar as fotos.
• Combinar quais momentos são prioridade para o post do dia.
• Ter internet estável no local, ou um ponto de envio definido.
• Em coberturas maiores, contar com uma pessoa só para editar enquanto o fotógrafo continua clicando.

O restante das fotos não fica esquecido. Ele entra na galeria completa, com seleção e edição cuidadosas.

Quem mais precisa de fotos no mesmo dia

Na minha experiência, quem pede entrega rápida são as empresas que dependem da rede social para crescer. Para elas, a rede social traz cliente ou dá notoriedade. Postar o evento no mesmo dia, enquanto o assunto está quente, faz diferença de verdade.

Isso acontece mais em empresas de porte médio. E quando falo em empresa menor, não estou pensando no escritório de dez funcionários. Uma empresa com cem funcionários ainda é uma empresa que precisa aparecer, ser lembrada e mostrar movimento. O evento é uma das melhores vitrines que ela tem, e a foto publicada no dia seguinte já chega atrasada.

Nas empresas muito grandes, com estruturas complexas, isso costuma ser diferente. A comunicação passa por aprovações, a marca já é conhecida e o post do evento não precisa sair na mesma hora. Ali, o que pesa mais é a qualidade da galeria completa e a organização do material para uso ao longo do ano.

Se a sua empresa está no primeiro grupo, vale incluir a entrega no mesmo dia desde o primeiro orçamento. Para saber como transformar essas fotos em posts, veja Conteúdo para redes sociais em congressos.

Como funciona a seleção e a edição das fotos

Um evento de um dia gera milhares de cliques. Nem todos viram foto entregue, e isso é bom. O trabalho depois do evento é o que transforma volume em material útil.

1. Backup. Antes de qualquer coisa, os arquivos são copiados em mais de um lugar.

2. Seleção. Descartamos repetições, olhos fechados, fotos tremidas e enquadramentos fracos. Ficam as melhores de cada momento.

3. Edição. Correção de cor, luz e enquadramento, para que todas as fotos tenham o mesmo padrão visual, mesmo vindas de salas com iluminações diferentes.

4. Organização. As fotos são separadas por momento: abertura, palestras, público, networking, patrocinadores, bastidores.

5. Entrega. Galeria online, com download em alta resolução e versões leves para redes sociais.

É essa etapa que explica por que a galeria completa leva alguns dias. Pular a seleção e a edição para entregar mais rápido costuma deixar a empresa com centenas de fotos parecidas e nenhuma pronta para usar.

Prazos da galeria completa, dos reels e do aftermovie

Galeria completa. É o arquivo definitivo do evento, com todas as fotos selecionadas e editadas. O prazo depende principalmente do número de horas cobertas e de quantos fotógrafos estavam trabalhando. Um congresso de vários dias, com salas simultâneas, leva mais tempo que um evento de uma tarde.

Reels e vídeos curtos. São pensados para redes sociais e podem sair antes do aftermovie. Se a empresa quer usar o vídeo para divulgar a próxima edição ou agradecer os participantes, vale pedir esse material como prioridade.

Aftermovie. É o vídeo que resume o evento. Envolve seleção de imagens, roteiro, trilha, edição e uma rodada de ajustes com o cliente. Por isso é a entrega mais longa. Quando a aprovação do cliente demora, o prazo final também se estende. Explicamos o que entra em cada vídeo em Filmagem de eventos corporativos em Brasília.

Uma dica prática: se você tem uma data importante depois do evento, como uma reunião de diretoria ou o lançamento da próxima edição, avise no orçamento. Dá para organizar a ordem das entregas em função dela.

O que acontece com as fotos depois que o evento termina

A entrega da galeria não é o fim da história. As fotos de um evento bem coberto continuam trabalhando para a empresa durante meses:

• Posts ao longo do ano, não só na semana do evento.
• Material para o site, apresentações comerciais e relatórios.
• Retorno para patrocinadores, mostrando a marca deles no evento.
• Divulgação da próxima edição.

Para isso funcionar, as fotos precisam estar organizadas e fáceis de encontrar. É o que chamamos de banco de imagens corporativo. Também vale combinar por quanto tempo a galeria fica disponível online e fazer o download completo assim que ela for entregue.

Como combinar os prazos no briefing

A maior parte das frustrações com prazo vem de uma conversa que não aconteceu antes do evento. Antes de fechar a cobertura, responda a estas perguntas com o fotógrafo:

• Vocês vão postar durante o evento ou no mesmo dia?
• Quem da equipe vai receber as fotos rápidas?
• Existe alguma data importante depois do evento?
• Quais entregas são prioridade: fotos, reels ou aftermovie?
• Como e por quanto tempo a galeria fica disponível?

Com isso definido, o fotógrafo monta a equipe e o fluxo de trabalho certos para o seu evento.

Perguntas frequentes

Dá para receber todas as fotos no mesmo dia?

A galeria completa, não. O que sai no mesmo dia é uma seleção com edição rápida. O restante passa pela seleção e edição cuidadosas.

A entrega no mesmo dia custa mais?

Pode custar, quando exige uma pessoa a mais só para editar durante o evento. Isso é definido no orçamento.

Recebo as fotos sem edição?

Não entregamos fotos sem edição. Toda foto entregue passa por seleção e edição.

Em quanto tempo sai o aftermovie?

É a entrega mais longa, porque envolve roteiro, trilha, edição e ajustes com o cliente.

Vai fazer um evento em Brasília ou Goiânia?

A Vero Ícone faz fotografia e filmagem de eventos corporativos e congressos em Brasília e Goiânia, com entrega no mesmo dia quando a sua comunicação precisa.

Conheça a cobertura de eventos corporativos e conte o que o seu evento precisa

Sobre o autor: Luiz Finotti é fotógrafo há mais de 20 anos e fundador da Vero Ícone. Fotografa profissionalmente desde a adolescência e recebeu três prêmios Top of Mind por qualidade de serviço em Brasília.