Quanto custa filmagem de evento corporativo em Brasília?

Quase todo contato que recebemos para filmagem de evento começa com a mesma pergunta: quanto custa? É uma pergunta justa. O problema é que não existe um preço único, porque dois eventos com o mesmo nome podem pedir trabalhos completamente diferentes. Uma palestra de duas horas num auditório e um congresso de três dias com várias salas simultâneas são, os dois, "eventos corporativos". Só que o orçamento de um não tem nada a ver com o do outro.

Neste artigo explico o que pesa no preço de uma filmagem de evento corporativo em Brasília. A ideia é que você chegue ao orçamento sabendo o que está contratando e consiga comparar propostas de forma justa.

O que define o preço de uma filmagem de evento corporativo

O valor de uma filmagem é a soma de quatro coisas: o tempo de cobertura, o tamanho da equipe, os equipamentos e o que será entregue depois. Tudo o que muda nesses quatro pontos muda o orçamento.

Há também fatores que parecem pequenos e não são:

• Local e deslocamento. Um evento no Plano Piloto é diferente de um evento num resort fora do DF ou em Goiânia, que pede viagem, hospedagem e diárias.
• Data e horário. Eventos à noite, em fins de semana ou em datas muito disputadas (fim de ano, por exemplo) costumam pedir uma estrutura diferente.
• Prazo de entrega. Um vídeo editado para ser publicado no mesmo dia pede edição no local, com uma pessoa só para isso.
• Uso do material. Um vídeo para uso interno e um vídeo para campanha publicitária têm exigências diferentes de captação e de acabamento.

Horas de cobertura, equipe e equipamentos: como cada um pesa

Horas de cobertura. É o fator mais direto. Meio período, dia inteiro ou vários dias. Vale lembrar que a equipe chega antes do evento começar para montar, testar áudio e conhecer o espaço. Esse tempo também faz parte do trabalho.

Tamanho da equipe. Um único cinegrafista dá conta de uma palestra com um palestrante e um palco. Quando há plenária, salas paralelas, área de estandes, entrevistas e bastidores acontecendo ao mesmo tempo, uma pessoa só não consegue estar em todos os lugares. Aí entram mais cinegrafistas, um responsável por áudio, um editor e, às vezes, um coordenador.

Equipamentos. Filmar uma palestra inteira pede pelo menos duas câmeras (uma no palestrante, outra no plano aberto ou na plateia) e captação de áudio direto da mesa de som ou de microfones próprios. Drone, estabilizadores, iluminação extra e transmissão ao vivo são itens que entram conforme a necessidade.

O áudio merece atenção especial e, por incrível que pareça, é mais importante que a imagem. Uma imagem ruim você ainda consegue assistir. Um vídeo com áudio ruim, ninguém assiste. Em palestras e painéis, isso pesa mais do que qualquer outro item técnico.

Edição e entregas: o que você recebe no final

Aqui está a maior diferença entre propostas que parecem parecidas. Pergunte sempre o que será entregue, em que formato e em quanto tempo. As entregas mais comuns são:

• Aftermovie: um vídeo curto, de um a três minutos, que resume o clima do evento. É o vídeo que vai para o site, para as redes e para a divulgação da próxima edição.
• Palestras completas: cada palestra editada na íntegra, com troca de câmeras, áudio tratado e, se for o caso, os slides inseridos.
• Cortes para redes sociais: trechos curtos, no formato vertical, com legendas. Rendem semanas de conteúdo a partir de um único evento.
• Vídeos do dia: vídeos editados durante o próprio evento, para publicação imediata.
• Depoimentos e entrevistas: falas de participantes, patrocinadores ou da diretoria, gravadas durante o evento.
• Material bruto: todo o material captado, sem edição, para arquivo da empresa.

Cada entrega a mais é mais tempo de edição. Um evento de um dia pode gerar só um aftermovie ou pode gerar aftermovie, dez palestras completas e trinta cortes. É por isso que o orçamento muda tanto.

Quanto investir conforme o tipo de evento

Sem citar números, dá para entender a lógica:

• Palestra ou lançamento curto (até meio período): normalmente uma equipe enxuta, duas câmeras e entrega focada em um ou dois produtos, como a palestra completa e um vídeo curto de destaque.
• Cobertura de stand em feira ou congresso: a equipe fica concentrada num espaço só, captando movimento, interesse do público e depoimentos. Se houver entrega no mesmo dia, entra um editor no local.
• Evento de um dia inteiro: cobertura mais longa, geralmente com mais de um cinegrafista para dar conta do palco e do que acontece fora dele (networking, estandes, bastidores). Entregas mais variadas.
• Congresso de vários dias: é praticamente um projeto. Envolve planejamento antes do evento, equipe maior, às vezes salas simultâneas, e um volume grande de edição depois. Aqui o orçamento costuma ser montado por diária somada às entregas.

Um caso real: quando o "é simples" muda o orçamento

Recentemente filmamos um evento no CICB, o Centro Internacional de Convenções do Brasil, um dos maiores espaços de eventos de Brasília. Quando o pedido é para lá, a gente já imagina uma operação grande. Mas o cliente avisou logo: era simples. Ele não queria o registro do evento todo, só do stand dele. O detalhe é que era o maior stand do evento.

O pedido era de fotos e vídeos com entrega imediata, durante os três dias: fotos ao vivo e três vídeos editados por dia, com o último pronto às 18h para ele publicar nas redes sociais. Na prática, isso significa captar e editar no próprio local, com um cinegrafista e um editor de prontidão. É perfeitamente possível, porque a cobertura fica concentrada no stand: depoimentos, pessoas circulando, conhecendo o produto, recebendo explicações.

Só que havia um detalhe. Em um momento de cada dia acontecia uma palestra patrocinada por esse stand. E aí tudo muda de figura.

Ele queria cortes dessa palestra depois. E não tem como saber em que minuto o palestrante vai dizer a frase que rende o melhor corte. Então a palestra precisa ser gravada na íntegra. Gravar na íntegra significa uma câmera fixa no palestrante e uma câmera volante, principalmente na plateia, pegando palmas, sorrisos, abraços, gente anotando, gestos. Com esse material dá para entregar a palestra completa, os cortes e um vídeo editado de todo aquele momento.

Naquele período, então, estamos falando de pelo menos dois profissionais só para a palestra. A operação muda e o orçamento muda junto, pelo menos naquele trecho do dia.

Essa é a parte que às vezes é difícil de explicar para o cliente. A expectativa é que uma pessoa só fique no stand, vá para a palestra, cuide da câmera fixa e ainda controle o som. Não dá para fazer tudo isso bem ao mesmo tempo. E o som é justamente o que não pode falhar.

Como pedir um orçamento sem surpresas

Quanto mais informação você passar, mais preciso será o orçamento e menor a chance de custo extra depois. O caso acima mostra isso: a palestra mudou o escopo, e é melhor que isso apareça no pedido, não no dia. Antes de pedir, tenha em mãos:

• Data, horário de início e de fim, e local do evento.
• Programação, mesmo que provisória: quantas palestras, painéis, salas simultâneas.
• O que exatamente será filmado: o evento todo, um palco, um stand.
• O que você quer receber no final (aftermovie, palestras, cortes, vídeos do dia, depoimentos).
• Onde o vídeo será usado: interno, site, redes, imprensa, publicidade.
• Prazo de entrega de cada material.
• Se o local já tem estrutura de som e quem é o responsável técnico.

Com isso, o fornecedor consegue montar uma proposta que corresponde ao seu evento, e não a um pacote genérico. Para comparar propostas, compare entregas, equipe e prazo, não só o valor final.

Vale a pena contratar foto e vídeo juntos?

Na maioria dos eventos corporativos, sim. Quando a mesma empresa cuida das duas coberturas, as equipes trabalham combinadas: não disputam o mesmo lugar no palco, dividem a leitura da programação e entregam um material com a mesma linguagem visual. Para quem organiza, é um contato a menos para coordenar no dia.

Se você quer entender melhor o que muda na parte de fotografia, vale ler também Quanto custa fotografia corporativa em Brasília. Para saber o que incluir na filmagem do seu evento, veja Filmagem de eventos corporativos em Brasília.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo contratar a filmagem?

Para eventos de um dia, o ideal é pelo menos três a quatro semanas. Para congressos, quanto antes melhor, porque o planejamento da cobertura começa junto com a programação.

É possível receber vídeos editados no mesmo dia do evento?

Sim. Para isso, a edição é feita no próprio local, com um editor trabalhando junto da captação. Isso precisa estar combinado no orçamento.

A filmagem inclui transmissão ao vivo?

Não necessariamente. Transmissão ao vivo é um serviço à parte, com equipe e equipamentos próprios. Se precisar, informe no pedido de orçamento.

Posso usar os vídeos em anúncios?

Pode, desde que isso esteja combinado e que as pessoas filmadas tenham autorizado o uso de imagem. Vale alinhar isso com a organização do evento.

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Sobre o autor: Luiz Finotti é fotógrafo há mais de 20 anos e fundador da Vero Ícone. Fotografa profissionalmente desde a adolescência e recebeu três prêmios Top of Mind por qualidade de serviço em Brasília.