Fotografia e vídeo para eventos corporativos: como transformar um evento em meses de conteúdo

Resumo: Um evento corporativo dura horas ou dias, mas a fotografia e o vídeo produzidos nele podem alimentar a comunicação da empresa por meses. Para isso, a cobertura precisa começar antes do evento, com um briefing que responda o que a empresa precisa comunicar depois. É o briefing que define como distribuir a equipe, quais formatos produzir, o que gravar e como o material será usado em redes sociais, site, imprensa, apresentações e relatórios para patrocinadores. Esse é o método que a Vero Ícone aplica em eventos corporativos em Brasília e Goiânia.

Muitas empresas ainda contratam fotografia e vídeo pensando em uma coisa só: registrar o que aconteceu. Registrar é importante, mas pode ser pouco. Fotos e vídeos sem um objetivo claro acabam virando apenas arquivos. Podem até ser bonitos, mas não necessariamente contam uma história, ajudam a comunicação ou justificam o investimento feito no evento.

A diferença começa antes do primeiro clique.

Por que o briefing define a cobertura do evento

Antes de fotografar ou filmar um evento corporativo, existe uma pergunta que precisa de resposta: por que essas imagens estão sendo produzidas?

A resposta imediata costuma ser "para registrar o evento". Mas, conversando um pouco mais com o cliente, quase sempre aparece algo além disso: mostrar a participação dos funcionários, valorizar patrocinadores, comunicar a presença de executivos, gerar conteúdo para o LinkedIn, abastecer a imprensa, produzir vídeos para redes sociais, preparar a próxima edição ou construir um banco de imagens para consultas futuras.

Quando entendemos isso antes do evento, o olhar muda. Deixamos de fotografar apenas o que acontece e passamos a procurar o que precisa ser contado. Foi assim, por exemplo, na cobertura do evento da FGV e da ANATEL, em que uma informação do briefing mudou a ordem de prioridades do dia.

Caso Banco do Brasil: quando o público é mais importante que o palco

Em um evento do Banco do Brasil, fotografamos um show de Milton Nascimento para os funcionários. O artista era, evidentemente, parte central da noite. Mas o briefing mostrava algo maior: uma das funções daquela experiência era proporcionar lazer e reconhecimento aos funcionários.

Isso mudou a forma de pensar a cobertura. Se fotografássemos só Milton no palco, teríamos boas imagens do show, mas faltaria a parte fundamental da história: as pessoas. Os sorrisos, os abraços, a reação ao espetáculo e os encontros eram, naquele caso, tão importantes quanto o artista.

Por isso, distribuímos a equipe de outra forma. Um fotógrafo ficou responsável pelo palco. Outros dois se dedicaram principalmente ao público e às reações. Foi assim que conseguimos fotografar a alma daquele evento.

Esse princípio vale para quase qualquer evento corporativo: não distribuímos fotógrafos pelo tamanho do evento, e sim de acordo com a história que precisa ser contada.

Uma palestra gravada pode virar uma biblioteca de conteúdo

Em congressos e eventos menores, com 30, 50 ou 70 participantes, é comum a organização decidir não gravar as palestras na íntegra, com a ideia de que poucas pessoas vão assistir a uma hora de vídeo depois. Talvez seja verdade. Mas essa não precisa ser a finalidade da gravação.

Um palestrante falando diante de um público produz frases, histórias e exemplos com contexto, reação e autoridade, algo muito diferente de pedir a alguém que grave dez vídeos curtos para o Instagram. Bem captada, uma hora de palestra rende vários cortes para redes sociais.

O conteúdo também está no que acontece ao redor do palco

Quando se pensa em cobertura de evento, a imagem imediata é palco, palestrante e plateia. Mas a história corporativa é muito maior. Estão nela a fachada, o espaço, o totem, os brindes, a alimentação, a montagem, os bastidores, a equipe trabalhando, a chegada dos convidados, o networking, os executivos conversando e os patrocinadores.

Nem todas essas fotos vão para o Instagram, e isso não significa que não tenham valor. Uma foto da estrutura pode entrar em uma apresentação institucional. Uma imagem do público ajuda a demonstrar participação. Uma foto do estande de um patrocinador comprova presença e exposição. Algumas imagens contam o evento. Outras ajudam a empresa a justificar o investimento, e isso pode ser decisivo para que o evento aconteça de novo.

Onde as fotos e vídeos de um evento corporativo podem ser usados

Existe a tendência de medir o valor de uma foto só pela chance de publicá-la. Mas a comunicação corporativa é muito maior do que as redes sociais. Uma boa cobertura produz material para:

• LinkedIn, Instagram e outras redes sociais
• site institucional
• imprensa
• apresentações comerciais e institucionais
• relatórios e prestação de contas a patrocinadores
• comunicação interna
• campanhas futuras e divulgação da próxima edição
• banco de imagens da empresa

Por isso, o planejamento precisa considerar também o que não será publicado de imediato.

Formato também é planejamento

Um detalhe técnico pode comprometer o resultado: o formato. Se a empresa vai usar as imagens principalmente em redes sociais e a equipe fotografa tudo na horizontal, o material pode estar perfeito tecnicamente e mesmo assim não servir. Dependendo do projeto, é preciso prever fotos verticais e horizontais e até equipes trabalhando ao mesmo tempo com objetivos diferentes. Explicamos isso com mais detalhes em Banco de imagens corporativo.

Por que foto e vídeo precisam ter a mesma direção

Quando fotografia, vídeo e conteúdo vertical são produzidos por equipes desconectadas, cada material corre o risco de contar uma história diferente: a foto segue uma linguagem, o vídeo segue outra, os Reels seguem uma terceira.

Com uma direção comum, o evento ganha identidade visual consistente. Os enquadramentos, os momentos escolhidos e a forma de contar a experiência passam a conversar entre si. Não significa que tudo precise parecer igual. Significa que tudo precisa parecer parte da mesma história. Por isso a Vero Ícone trabalha com fotografia e vídeo sob a mesma direção.

Quantos fotógrafos e videomakers um evento corporativo precisa?

Não existe número universal. A equipe é dimensionada de acordo com o que precisa ser produzido. Estas perguntas ajudam a definir:

• Quantas pessoas estarão no evento e quantos ambientes funcionarão ao mesmo tempo?
• Haverá palestras? Elas precisam ser gravadas na íntegra?
• Haverá entrevistas ou depoimentos?
• O conteúdo vai para redes sociais? Em quais formatos?
• Há patrocinadores que precisam ser registrados?
• A empresa precisa de retratos de executivos?
• Haverá material para imprensa?
• As imagens vão alimentar um banco de imagens depois?

Em alguns eventos, um único cinegrafista dá conta de várias necessidades. Em outros, a quantidade de entregas e formatos exige uma equipe maior. Quanto mais claro o objetivo, mais precisa é a cobertura.

Quantidade de fotos não é estratégia

Talvez a principal mudança de pensamento seja esta: em vez de perguntar "quantas fotos vamos receber?", vale perguntar "o que precisamos conseguir comunicar depois que o evento terminar?"

Uma empresa pode receber mil fotografias e continuar sem a imagem de que precisava. Ou pode receber um conjunto mais direcionado, capaz de alimentar diferentes canais durante meses. Grande quantidade de arquivos não significa grande quantidade de conteúdo útil.

O evento como banco de imagens da empresa

Quando a cobertura é planejada assim, o evento deixa de produzir só registros do dia e passa a produzir um acervo: pessoas, executivos, equipes, interações, estrutura, produtos, palestrantes e bastidores, prontos para uso em outros contextos.

Esse é um dos maiores potenciais de uma boa cobertura: construir um banco de imagens que não envelhece junto com o evento. Mostramos como fazer isso passo a passo em Banco de imagens corporativo.

Perguntas frequentes

Vale a pena contratar fotografia e vídeo juntos para um evento corporativo?

Sim, principalmente quando a mesma equipe ou direção cuida dos dois. O material fica coerente, a cobertura é planejada de forma integrada e o evento rende conteúdo para mais canais.

Por quanto tempo o conteúdo de um evento pode ser usado?

Com uma cobertura planejada, por meses ou até anos: em redes sociais, site, apresentações, imprensa, relatórios para patrocinadores e na divulgação de próximas edições.

Vale gravar palestras em eventos pequenos?

Muitas vezes, sim. Mesmo que poucas pessoas assistam à palestra inteira, a gravação pode render vários cortes curtos com o especialista falando diante de um público real.

O que precisa estar no briefing de fotografia de um evento corporativo?

Além de horário e local: o objetivo da comunicação, os canais em que o material será usado, os formatos necessários, pessoas e patrocinadores que precisam aparecer e se haverá gravação de palestras, entrevistas ou retratos.

A Vero Ícone faz cobertura de fotografia e vídeo em Brasília?

Sim. A Vero Ícone é uma agência de fotografia e vídeo corporativo em Brasília, com mais de 20 anos de experiência e três prêmios Top of Mind. Atende empresas, instituições e profissionais em Brasília e Goiânia, e também produz vídeos institucionais, reels e podcasts em estúdio próprio.

O evento acontece uma vez. A história pode continuar.

Por trás de um evento existem planejamento, investimento, pessoas, uma mensagem e relacionamentos, e uma experiência que muitas vezes precisa ser comunicada a quem nem estava presente. Por isso, fotografia e vídeo não deveriam entrar no fim do planejamento, como quem contrata alguém para "registrar o que acontecer".

A equipe de imagem precisa conhecer o briefing, saber o que o cliente quer comunicar e estar preparada para o que foi planejado e para o que não estava no roteiro. Eventos são imprevisíveis. Às vezes a foto imaginada não acontece, e é preciso perceber a oportunidade, construir o momento quando possível e encontrar outra forma de contar aquela história.

É aí que fotografia e vídeo deixam de ser registro e passam a ser comunicação e patrimônio visual da empresa. O evento dura um dia. O conteúdo que nasce dele pode continuar trabalhando pela marca por muito mais tempo.

Converse com a Vero Ícone sobre a cobertura do seu próximo evento

Sobre o autor: Luiz Finotti é fotógrafo há mais de 20 anos e fundador da Vero Ícone. Fotografa profissionalmente desde a adolescência e recebeu três prêmios Top of Mind por qualidade de serviço em Brasília.